De wettelijke taken van de syndicus
Elk gebouw met meerdere eigenaars heeft een syndicus. Hij is het uitvoerend orgaan van de vereniging van mede-eigenaars (VME) en zorgt ervoor dat het gebouw goed beheerd wordt, financieel gezond blijft en in orde is met de wet.
De taken van de syndicus zijn geen vrije keuze: ze liggen vast in het Burgerlijk Wetboek (artikel 3.89). Daarnaast kunnen de basisakte, het reglement van mede-eigendom, het reglement van orde en de beslissingen van de algemene vergadering hem bijkomende opdrachten geven.
Hieronder zetten we de wettelijke taken overzichtelijk op een rij, zodat u als eigenaar precies weet wat u van uw syndicus mag verwachten.
1. De algemene vergadering organiseren en haar beslissingen uitvoeren
De algemene vergadering is het beslissingsorgaan van de mede-eigenaars. De syndicus zorgt dat zij correct verloopt en dat wat beslist wordt, ook effectief gebeurt.
- Bijeenroepen. De syndicus roept minstens eenmaal per jaar de gewone algemene vergadering samen, in de periode die het reglement van mede-eigendom bepaalt. Hij doet dit ook wanneer een dringende beslissing nodig is, of wanneer mede-eigenaars die samen minstens één vijfde van de aandelen bezitten erom vragen.
- Agenda en uitnodiging. Hij stelt de agenda op, neemt de punten op die mede-eigenaars tijdig aanbrengen, en verstuurt de uitnodiging minstens vijftien dagen vooraf.
- Notuleren. Hij stelt de notulen op, neemt ze binnen dertig dagen op in het register van beslissingen en bezorgt ze aan alle mede-eigenaars.
- Uitvoeren. Hij voert de beslissingen van de algemene vergadering uit of laat ze uitvoeren: werken bestellen, opvolgen en opleveren, contracten afsluiten of opzeggen.
- Offertes vergelijken. Boven een bedrag dat de algemene vergadering vastlegt, vraagt hij meerdere offertes op, zodat de mede-eigenaars met kennis van zaken kunnen kiezen.
2. Het gebouw beheren en bewaren
De syndicus waakt over de gemeenschappelijke delen: dak, gevels, traphallen, liften, technische installaties, tuin en omgeving.
- Dagelijks beheer. Hij regelt het gewone onderhoud en de lopende zaken, zoals schoonmaak, keuringen, onderhoudscontracten en kleine herstellingen.
- Dringende maatregelen. Bij een lek, stormschade of een defecte lift neemt hij zelf de nodige bewarende maatregelen, zonder eerst een algemene vergadering af te wachten.
- Verzekeringen. Hij zorgt dat het gebouw correct verzekerd is en behandelt schadegevallen aan de gemeenschappelijke delen.
- Wettelijke verplichtingen. Hij volgt de verplichte keuringen en attesten op, zoals de keuring van liften, elektrische installaties en verwarming.
- Contracten evalueren. Hij legt de algemene vergadering jaarlijks een evaluatie voor van de lopende contracten voor regelmatige diensten en leveringen.
3. De financiën beheren
De syndicus beheert het geld van de VME transparant en strikt gescheiden van zijn eigen middelen.
- Werkkapitaal en reservekapitaal. Het werkkapitaal dekt de gewone kosten, zoals verzekering, onderhoud en energie. Het reservekapitaal is een spaarpot voor grotere werken in de toekomst. Wettelijk wordt daar jaarlijks minstens 5% van de gewone gemeenschappelijke lasten in gestort, tenzij de algemene vergadering met de vereiste meerderheid anders beslist.
- Aparte rekeningen. Elk kapitaal staat op een eigen rekening op naam van de VME.
- Begroting. Hij maakt jaarlijks een raming op van de verwachte uitgaven, zowel voor het werkkapitaal als voor het reservekapitaal, en legt die voor aan de algemene vergadering.
- Afrekeningen. Hij vraagt de voorschotten op, betaalt de facturen en verdeelt de kosten volgens de aandelen of verdeelsleutels uit de basisakte.
- Boekhouding. Hij voert een duidelijke boekhouding en legt de jaarrekening voor ter goedkeuring. Gebouwen met meer dan twintig kavels hebben een genormaliseerde boekhouding.
- Achterstallen. Hij volgt onbetaalde bijdragen op en stuurt zo nodig aan op invordering.
4. De VME vertegenwoordigen
De VME is een rechtspersoon en de syndicus treedt op als haar vertegenwoordiger, zowel tegenover derden als voor de rechtbank.
- Hij ondertekent contracten en briefwisseling namens de VME.
- Hij voert gerechtelijke procedures, als eiser of als verweerder, en brengt de mede-eigenaars daarvan op de hoogte.
- Hij is het aanspreekpunt voor leveranciers, overheden, verzekeraars en buren.
5. Administratie, archief en informatie
Een goed bijgehouden administratie is de basis van elk degelijk beheer.
- Archief. Hij bewaart alle documenten van de VME: basisakte, reglementen, register van beslissingen, boekhouding, contracten, plannen, attesten en het postinterventiedossier.
- Kruispuntbank van Ondernemingen. Hij zorgt voor de inschrijving van de VME en houdt de gegevens actueel.
- Bekendmaking. Hij hangt aan de ingang van het gebouw een bericht op met zijn naam en contactgegevens.
- Informatie voor eigenaars. Elke mede-eigenaar kan bij hem de documenten van de VME raadplegen. Daarnaast zorgt hij voor een vlotte toegang tot de stukken die voor iedereen van belang zijn.
- Verkoop van een appartement. Bij de verkoop van een kavel bezorgt hij de notaris de wettelijk verplichte inlichtingen: openstaande kosten, aandeel in het reservekapitaal, geplande werken en lopende procedures.
- Overdracht. Bij het einde van zijn opdracht draagt hij het volledige dossier binnen de wettelijke termijn over aan zijn opvolger.
6. Wat de syndicus niet doet
De syndicus beheert de gemeenschappelijke delen, niet de privatieve. Herstellingen binnen uw appartement, geschillen tussen buren over persoonlijke zaken of de verhuur van uw eigen kavel vallen buiten zijn opdracht.
Belangrijke beslissingen neemt hij evenmin alleen. Grote werken, de begroting en de keuze van leveranciers boven een bepaald bedrag beslist de algemene vergadering. De syndicus bereidt voor, adviseert en voert uit.
Uw gebouw in goede handen bij Unic-Syndic
Bij Unic-Syndic nemen we deze wettelijke taken ernstig, met een persoonlijke aanpak en een vast aanspreekpunt voor elk gebouw. U krijgt duidelijke afrekeningen, vlotte opvolging van herstellingen en een algemene vergadering die goed voorbereid is.
Wilt u weten wat wij voor uw gebouw kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Koning Albertstraat 28 - 9900 EEKLO